Để có thể làm các thủ tục nhanh chóng và dễ dàng tại sân bay khi bạn muốn về Việt Nam từ Nhật Bản hoặc quay lại Nhật Bản từ Việt Nam, bạn cần biết rõ những quy trình cơ bản khi check in và check out tại sân bay Nhật Bản và sân bay Việt Nam

1. Những giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục check in tại sân bay

– Vé máy bay (飛行機券-ひこうきけん) điện tử (E-ticket) gửi qua email đã mua trước đó với mã đặt chỗ hoặc mã QR

– Visa (ビザ-Biza) của quốc gia sắp đến (ở ngắn hạn hoặc du lịch, đi làm việc và học tập tại Nhật Bản

– Thẻ cư trú (Residence Card, 在留カード-Zairyū kādo) tại Nhật Bản (người Việt Nam đang sống tại Nhật khi muốn về Việt Nam)

– Hộ chiếu (Passport, パスポート–Pasupōto) còn thời hạn sử dụng từ 6 tháng trở lên

– Tiền mặt (Cash, 金銭-げんきん): Bạn nên chuẩn bị sẵn một số ngoại tệ của quốc gia bạn đến để tránh phải đổi ngoại tệ tại sân bay với tỉ giá thấp hoặc mất thời gian

– Giấy chứng nhận đã tiêm tất cả các mũi vắc xin (Certificate of Vaccination for Covid 19, 新型コロナウイルスワクチン 予防接種済証(臨時接種) (nếu yêu cầu bắt buộc phải có)

– Giấy xét nghiệm PCR (Certificate of Testing for Covid-19, Covid-19に関する検査証明) âm tính trong 72 giờ trước khi lên máy bay (yêu cầu bắt buộc phải có tại các sân bay ở Nhật Bản đến hiện nay). Phí xét nghiệm khoảng 600.000 và giấy chứng nhận bằng tiếng Nhật 50.000 (hình bên dưới)

Giấy chứng nhận xét nghiệm Covid-19 bằng tiếng Nhật

2. Hành lý của bạn sẽ có 2 loại:

– Hành lý xách tay (Carry on baggage, 機内持ち込み荷物-きないもちこみにもつ): là loại hành lý bạn có thể mang lên máy bay và thường có tổng trọng lượng là 7kg (hãy kiểm tra số kg tại hãng bay của bạn) và hãy đảm bảo kích cỡ hành lý xách tay của bạn không không vượt quá chiều dài 56cm x rộng 36cm x sâu 23cm cộng thêm 1 túi xách phụ: túi xách có kích thước không quá 30cm x 20cm x 10cm hoặc 01 túi đựng máy tính xách tay có kích thước tối đa là 40cm x 30cm x 10cm (hãy cân hành lý cẩn thận tại nhà dưới 7kg, do nhân viên một số hãng bay sẽ không thông báo khi hành lý vượt quá 7kg, mà họ sẽ cân lại trước khi bạn lên máy bay và lúc đó bạn sẽ trả tiền cao cho số kg vượt quá 7kg)

– Hành lý ký gửi (checked baggage, 預け荷物-あずけにもつ): là loại hành lý bạn sẽ gửi vào khoang hành lý của máy bay và bạn đã mua trước đó cùng với vé máy bay. Tùy vào hãng bay mà bạn sẽ có quy định về trọng lượng, mặt hàng được phép đem theo khác nhau, do đó bạn hãy kiểm tra số kg và kích cỡ tối đa cho 1 hành lý (bạn lưu ý là không bỏ sạc dự phòng vào hành lý ký gửi). Bạn nên tuân thủ đúng để tránh bị nộp phạt hoặc đóng thêm cước phí nếu hành lý của bạn vượt quá số cân cho phép. Ngoài ra, tại các sân bay lớn thường có dịch vụ bọc nilon hành lý lại để bảo quản cũng như tránh bị mất mát, lấy trộm. Bạn có thể tìm đến các quầy dịch vụ để bọc hành lý của mình cho an toàn

3. Khu vực check in (チェックイン) tại sân bay

– Tại sân bay có 2 khu vực riêng biệt: Departure – 出発(shuppatsu) – Ga đi và Arrival-到着(tōchaku) – Ga đến

– Bạn nên đến sân bay trước thời gian cất cánh ít nhất là khoảng 2 tiếng, phòng trường hợp xảy ra các sự cố khiến bạn có thể bị trễ giờ bay

– Đến sân bay, bạn hãy vào ga quốc tế, khu vực Departure ( 出発-shuppatsu). Ngay khi vào khu vực Ga đi, bạn hãy tìm màn hình hiện các nơi đến, số hiệu chuyến bay, thời gian cất cánh và bạn hãy tìm số thứ tự như A, B, C, D,…của quầy làm thủ tục của hãng bay mà bạn đã mua vé

4. Quầy làm thủ tục check in của hãng bay

– Đến quầy của hãng máy bay, bạn xuất trình vé máy bay, Hộ chiếu/ Visa, Giấy xét nghiệm PCR (nếu yêu cầu bắt buộc của quốc gia bạn đến) cho nhân viên kiểm tra. Sau đó họ sẽ tiến hành cân hành lý ký gửi và kiểm tra hành lý xách tay cho bạn. Thông thường, nhân viên sẽ dán nhãn có mã số vào hành lý ký gửi của bạn và một nhãn dán có mã số tương tự vào mặt sau vé thẻ lên máy bay. 

– Sau khi hoàn tất mọi thủ tục, bạn sẽ nhận thẻ lên máy bay – Boarding Pass (ご搭乗券–go tōjō-ken). Trên thẻ lên máy bay thể hiện các thông tin sau:

• Chuyến bay – Fight (使名-Shi-mei)
• Ngày đi – Date (搭乗日-Tōjō-bi)
• Cửa lên máy bay- Gate (搭乗口-tōjō kuchi)
• Số ghế –  Seat (座席-zaseki)
• Giờ lên máy bay – Boarding time/ Departure time (出発時刻-Shuppatsu jikoku)
• Nơi đi – From/Destination (行先-Ikisaki)
• Nơi đến – To/Arrival (至着-Itari chaku)

5. Thủ tục xuất nhập cảnh, tái nhập cảnh Nhật Bản tại quầy Hải quan

– CHECK IN tại sân bay Nhật Bản (Khi check in tại sân bay Việt nam, bạn không cần làm thủ tục này)

• Tờ khai xuất cảnh tại sân bay Nhật Bản trước khi về Việt Nam (再入国入国記録-Disembarkation card for reentrant). Nếu bạn rời khỏi Nhật Bản và sẽ quay lại, bạn hãy đánh dấu vào ô số , sau đó hải quan sẽ giữ 1 phiếu Departure và bạn hãy giữ cẩn thận phiếu còn lại Arrival khi tái nhập cảnh vào Nhật Bản. Nếu bạn rời khỏi Nhật Bản và sẽ không quay lại, bạn hãy đánh dấu vào ô số 2

• Thẻ cư trú (Residence Card, 在留カード–Zairyū kādo) tại Nhật Bản

– Tại quầy hải quan, bạn xuất trình Hộ chiếu / Visa, tờ khai như trên, thẻ lên máy bay để đóng dấu

6. Kiểm tra an ninh

Các loại mặt hàng bắt buộc bỏ ra ngoài hành lý xách tay và bỏ vào khay để nhân viên an ninh kiểm tra qua máy quét: laptop, điện thoại, đồng hồ, chìa khóa, trang sức sắt, hột quẹt, dây nịt, sạc dự phòng và cởi bỏ giày (tùy theo sân bay), nếu bạn mặc áo khoác, mũ cũng cởi ra bỏ vào khay. Sau đó, bạn bước qua máy quét. Kiểm tra xong bạn nhận lại đồ của mình

7. Đi đến phòng chờ và lên máy bay

– Bạn tìm số cửa ra máy bay -Gate thể hiện trên thẻ lên máy bay của bạn và đi đến phòng chờ nơi cửa ra máy bay, Trước cửa ra máy bay thường sẽ có bảng thông tin chuyến bay, số hiệu máy bay, giờ đi v.v…, bạn có thể dựa vào đó để canh thời gian. Xung quanh khu đợi thường có các hàng quán, quầy lưu niệm, giải trí v.v…

– Khi đến giờ bay, nhân viên sân bay sẽ có mặt trước cổng và thông báo. Bạn đưa Boarding Pass cho nhân viên kiểm tra rồi theo hướng dẫn lên máy bay hoặc đi xe buýt chở ra máy bay. Lên máy bay tiếp viên sẽ hướng dẫn chỗ ngồi cho bạn

CHECK OUT tại sân bay Nhật Bản (Khi check out tại sân bay Việt nam, bạn không cần làm thủ tục này)

– Tờ khai hải quan cho người nhập cảnh, tái nhập cảnh vào Nhật Bản (携帯品・別送品申告書-Customs Declaration)

– Tờ khai nhập cảnh dành cho người nước ngoài lần đầu tiên đến Nhật Bản (外国人入国記録-Disembarkation card for Foreigners). Nếu bạn lần đầu tiên đến Nhật Bản để làm việc, học tập thì cần phải ghi tờ khai này (tên bạn viết chữ Romaji theo tên Việt nam, địa chỉ và số điện thoại ở Nhật là nơi công ty, trường học đã đăng ký cho bạn trước khi qua Nhật hoặc khách sạn lưu trú)

– Đăng ký tất cả các bước trên app MySOS như tên, số hộ chiếu, năm sinh, quốc gia bạn đã ở trước đó. MySOS là 1 trong những phần mềm mà người nước ngoài bắt buộc phải sử dụng khi nhập cảnh vào Nhật Bản. Bạn tải app về và nên đăng ký trước khi đến Nhật Bản

Bên dưới mã QR, bạn vào 4 bước sau để khai báo các thông tin:

+ Questionnaire WEB (các câu hỏi của trang Web)
+ Pledge (Cam kết) 
+ Vaccination certificate (giấy chứng nhận tiêm vắc xin), bạn ghi ngày tiêm vắc xin mũi gần nhất (mũi 3 hoặc 4) / loại vắc xin và sau đó browse (ghi dữ liệu), bạn chụp ảnh giấy tiêm vắc xin  lưu vào dữ liệu

+ Test result certificate for test taken…(giấy xét nghiệm PCR trong 72 giờ trước khi lên máy bay), bạn hãy ghi loại xét nghiệm PCR, nasopharyngeal swab, kết quả Negative (Âm tính), sau đó là browse (ghi dữ liệu), bạn chụp ảnh giấy xét nghiệm lưu vào dữ liệu

    

– Sau khi xuống máy bay, bạn phải đưa cho nhân viên sân bay xem app của bạn được thể hiện màu xanh (như hình trên) thì bạn sẽ đi vào lối riêng khác với bạn chưa đăng ký app. Khi app của bạn hiện màu xanh, tiếp theo, bạn sẽ đến khu vực khai báo y tế, tại đây bạn trình hộ chiếu, app mySOS cho nhân viên kiểm tra, xác nhận và bạn sẽ nhận được 1 tờ giấy xanh Health Card. bạn vẫn đi tiếp đến quầy khai báo y tế 1 lần nữa và kết thúc

– Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra Covid-19, bạn đến băng chuyền hành lý và chờ lấy hành lý ký gửi

– Kế tiếp, làm thủ hải nhập cảnh tại quầy hải quan